Выбор помещения для проведения конференций, семинаров, тренингов и презентаций оказывает значительное влияние как на продуктивность мероприятия, так и на имидж проекта.
Необходимо не только подобрать конференц-зал, отвечающий всем запланированным требованиям, но и создать комфортную атмосферу в помещении. Нужно обязательно продумать множество различных организационных моментов, влияющих на стоимость аренды конференц зала:
- место и время, с учетом удаленности от центра города и пробок на дорогах;
- составление меню для кофе-брейка;
- подбор устных переводчиков;
- подбор и установку дополнительного оборудования.
Подбор конференц-зала осуществляется в соответствии с целью и форматом мероприятия, а также количеством участников. Кроме того, важно наличие необходимого оборудования и специализированных мест:
· отдельные комнаты для переговоров, выставок и приема пищи,
· аудио/видео аппаратура,
· записывающие устройства и микрофоны,
· мелкое оборудование (освещение, доски, маркеры, указки и прочее).
Техническое оснащение должно соответствовать характеристикам демонстрируемого материала и размеру помещения, чтобы участники мероприятия без труда воспринимали всю информацию.
Видео и аудио системы включают в себя: камеры, ноутбуки, мониторы, колонки, микрофоны, проекторы и проигрыватели, поддерживающие разные форматы.
Помимо оборудования, часто необходимо осуществление устного последовательного или синхронного перевода, а также специализированного оборудования для работы синхронных переводчиков (кабины, пульт, микрофоны и наушники).
Устные переводчики Центра KGTC с 2005 года осуществляют поддержку на различных мероприятиях.